科技濃湯

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在機構服務了6年多,製作了數以千計的文件,以及快要把硬碟塞滿的珍貴照片。
可是常常會發生的慘事是,要回過頭找幾年前做的資料,已經忘了檔名叫什麼,放在哪個資料夾?
使用搜尋找不到就只好重打,以致於電腦中有很多重覆的東西,又不知道哪一個才是最正確的版本。
照片存了一大堆,想殺又捨不得,燒錄成光碟又容易損壞,而且本人有放生的習慣(就是東西隨便亂丟)。
有沒有人可以教教我,如何有效管理電腦裡的檔案?還是取檔名時有沒有特別的技巧?感溫ㄚ

檢視次數: 3283

陳阿娟在11:26pm對2009 六月 7的評論
我個人的經驗是依時間管理檔案,
如果依案件/工作類別管理,重複的機會很高,
所以檔案就變成--9802@@、9805@@、9806@@....
需要尋找的時候,很容易找到~

分享拉,不一定適合你的需求...
Shufang在2:43pm對2009 六月 8的評論
在TechSoup總部網站的學習中心,到這篇介紹文件管理系統的文章Better Organization through Document Management Systems。暫時沒有時間可以全文翻譯,簡單分享一下。
One way to increase the overall efficiency of your document management is simply to use your existing file-system tools in an agreed upon, standardized fashion. For instance, naming a document "Jones Fax 05-13-08.doc" instead of "Jones.doc" is a rudimentary form of document management. By including the document type (or other descriptive data) your document will be easier to locate when you're looking for the fax that you sent to Jones on May 13, as opposed to other erstwhile "Jones" correspondence. Arranging documents on a computer or file server in standard subfolders, with meaningful names and topics, can also be useful when managing documents.

文中提到最簡單的處理方式是利用電腦中已有的存檔機制,存檔時用較清楚的擋名來幫忙,以及善用資料夾分層管理。

另外提到如果資料多或較多同事間需要做資料分享,或許可以考慮用文件管理軟體,而其中的一個軟體是科技濃湯可以申請到的微軟捐助的SharePoint。我自己沒有這套軟體的使用經驗,歡迎有用過的朋友可以多多分享。
Bentham在10:03pm對2009 六月 9的評論
SharePoint比較適用在中小型組織需要共用文件的情況,還有一些公司有嚴謹的檔案管理流程,比如說檔案要經過校對、審查、核可、發佈、歸檔...這種工作流程(workflow)時,SharePoint有內建流程,可以讓你馬上修改成自己需要的然後上線。

至於這裡提到的問題是「個人電腦檔案管理」,嚴格說應該是愛放生的「懶人」,因為重點是不想花太多時間在整理上,所以在此歸納成兩個重點:
1.收
檔案夾命名:用陳阿娟前輩建議的方法即可。如果可以的話可以加上「人事時地物」的其他幾個元素,比如說:
02-02-2009 台北 NPO參訪
03-04-2009 宜蘭 傳藝中心 1日遊(阿欣,小杰,阿德)
05-05-2009 吳老闆簡報
我是習慣用西元的時期格式,不管選用那種格式只要一致就可以。

2.找
一般來說找東西用「人事時地物」當線索最簡單,加上電腦的全文檢索就可以了,我是建議:
WindowXP 用 Google Desktop
Vista 用內建的 Windows 搜索,從開始功能表輸入要找的關鍵字。

另外相片的話我喜歡用 Picasa 3的時間線管理功能,除了有原來的關鍵字搜索,還可以依照日期找到某個日期照的相片,有時候依照相的時間排好的相片可以幫助你還原當天的記憶。

3.藏
我之前說兩點重點,這一點可以叫別人幫你做的。 ^-^
買一顆大一點的USB碟,每個月記得備份一次。

感溫!
Shufang在9:57am對2009 六月 10的評論
感謝Bentham補充,感覺清楚了許多。
阿三在10:04pm對2009 六月 10的評論
真是好方法,來寄給會內夥伴參考,因為每次找檔都粉難找到.
Debra在10:02am對2009 六月 11的評論
Bentham提供了檔案管理三步驟,真是清楚簡潔^^

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